La mise en place des KPI (Key Performance Indicator) est une préoccupation majeure. Au sein des directions QHSE, les tableaux de bord éclairent sur le fonctionnement de ses processus. En interne, les KPI peuvent être d’excellentes données à communiquer.  Alors quels indicateurs choisir ? Et comment les exploiter ?

La norme ISO 9001 v2015 n’exige pas de façon explicite la mise en place de tableaux de bord des KPI. Néanmoins, il est précisé dans le chapitre 6.2.1:

 Les objectifs qualité sont-ils mesurables, surveillés et mis à jour…

Aussi, l’entreprise se doit de conserver des informations documentées en guise de preuve de l’atteinte des objectifs. 

Pourquoi mettre en place des KPI ? 

Les KPI sont des indices de votre performance. Pour la mesurer, toute organisation va à la fois étudier l’efficacité, l’efficience et la performance de ses activités. 

• l’efficacité vérifie l’atteinte des objectifs fixés ;
• l’efficience s’assure que l’entreprise a atteint ses objectifs au meilleur coût avec le minimum de moyens ;
• la pertinence permet de savoir si l’entreprise s’est dotée des moyens adéquats pour atteindre ses objectifs. 

Les KPI servent aux managers et aux collaborateurs concernés à vérifier l’efficacité de leurs actions et de faciliter la prise de décision en conséquence. Les KPI sont donc étroitement liés à la politique et à la stratégie de l’entreprise. 

Comment choisir ses KPI ?

Un bon indicateur doit être lié à un objectif : rien ne sert de définir un panel d’indicateurs qui n’ont aucun but ! En effet, si l’objectif est trop vague (par exemple, en définissant un indicateur simplement nommé “amélioration du bien-être des collaborateurs”), les tableaux de bord ne seront pas précis et donc pas efficaces. 

Pour vous aider à fixer des objectifs, pensez à la méthode SMART (en anglais, acronyme signifiant “intelligent”) : cette dernière consiste à identifier des objectifs sur une période définie. La méthode SMART comporte ainsi cinq critères : “S” comme “Spécifique” (Specific) ; “M” comme “Mesurable” (Measurable) ; “A” comme “Acceptable et Ambitieux” (Acceptable and Ambitious) ; “R” comme “Réaliste” (Relevant) ; “T” comme “Temporairement défini” (Time-bound). L’idée étant de se fixer des objectifs concrets et atteignables et de les mesurer à l’aide d’un indicateur. 

Ainsi pour évaluer le bien-être des collaborateurs, il faudra donc définir des indicateurs tels que le “taux d’absentéisme”, la “ponctualité sur le poste de travail”, la “participation aux évènements de la vie de l’entreprise”… 

Il est important de ne pas définir trop d’indicateurs et d’éviter de construire des usines à gaz. Ce n’est pas au nombre d’indicateurs que se mesure la performance d’une démarche, mais aux objectifs atteints. Les KPI choisis doivent être faciles à réaliser et à communiquer.

Ainsi les modèles de représentation les plus souvent choisis sont les graphiques, car ils ont l’avantage d’être très visuels et à la portée de tous. Veillez à afficher clairement les tableaux de bord en interne, que ce soit sur des panneaux d’affichage ou sur l’Intranet de l’entreprise. Bien entendu, ces derniers peuvent être commentés et expliqués auprès de chaque service.